La Gestión del Tiempo para ser más Eficientes

La gestión del Tiempo y la Eficiencia
Autor invitado: Eladio Mesa León
Senior Accountant en Tech Data

 

“Somos lo que hacemos repetidamente.
Por tanto, la excelencia no es un acto, sino un hábito”.
Aristóteles.

En un mundo como el actual, no es fácil establecer la relación entre conocimientos, información y herramientas que nos permita la gestión del tiempo para ser más eficientes. Sin embargo, tal como podemos entender a través de la cita de Aristóteles, todo depende de nuestros hábitos y de nuestra capacidad para cambiar y adaptarnos.

En ocasiones se habla de exceso de información, pero no creo que ese sea el verdadero problema. El ser humano se ha enfrentado siempre a una avalancha de información en cada momento de la historia. En mi opinión, esa sobrecarga de información es más bien un estancamiento provocado por decisiones mediocres, o falta de decisiones adoptadas acerca de la información que recibimos.

Las dificultades de gestión del tiempo para ser más eficientes surgen cuando nuestras decisiones son inadecuadas. En general, suelen producirse problemas que se pueden enmarcar en tres grandes grupos:

  • Personas que son víctimas de lo que les ocurre en la vida, según las cuales no tienen control ni capacidad para controlar ni gestionar su tiempo.
  • Individuos que ejercen control sobre las cosas, pero no les sirve para nada ya que sus tareas no tienen ninguna relevancia.
  • Personas que sueñan con el valor de lo que podrían hacer con su tiempo, pero incapaces de llevarlo a la práctica.

Sin embargo, la productividad y la buena gestión del tiempo para ser más eficientes se pueden conseguir cambiando la forma de pensar y los hábitos. Tú lo puedes conseguir. Todos podemos. Recuerda que es un hábito.

Puedes sintetizarlo en tres cambios fundamentales para tu vida:

  • Cambia la forma de gestionar la información.
  • Establece referencias que te permitan decidir en qué enfocar tu atención.
  • Trata de ser creativo sin perder el control y la perspectiva.

En su libro El poder de los hábitos, Charles Duhigg habla de cómo fue capaz de utilizar el ciclo del hábito (señal, rutina y recompensa) para analizar lo que le llevaba a tener malos hábitos. Sírvete del siguiente resumen para aplicar el proceso:

  • Identifica la rutina que has de cambiar.
  • Experimenta con recompensar
  • Aísla la señal con que da comienzo la rutina.
  • Planifica el cambio para anticiparte a esa rutina negativa.

Para que los hábitos sean verdaderamente eficaces deben ser, en sí mismos, tu propia forma de vida. Sin embargo, has tener presente que la consolidación de los hábitos no es, en ningún caso, una tarea fácil. Exige un esfuerzo importante y continuado en tiempo para poder mantenerlo y convertirlo en parte de tu día a día.

En definitiva, es un proceso consistente en la generación de pasos que con el tiempo se van afianzando y fortaleciendo hasta convertirse en tu rutina. Es lo que hace tu cerebro mientras realizas actividades o con tus pensamientos.

La conversión actividad o pensamiento en hábitos pueden durar toda tu vida.

La tecnología que nos asiste

Llegados a este punto, puedes tener presente, que la tecnología puede ayudarte en tu gestión del tiempo para ser más eficiente y ayudarte en la consolidación de esos hábitos adquiridos: ordenador, smartphone, material de oficina, etc. Aunque esos hábitos no deben depender exclusivamente del uso de determinado software o hardware sino en los procesos consolidados en tu cerebro.

El tiempo es el recurso más preciado y limitado que posees, por ello has de gestionarlo de la mejor manera posible.

En el mundo online, cuentas con una gran diversidad de herramientas tecnológicas que te ayudan a gestionarlo de manera que consigas ser más eficiente. Te voy a dar algunas opciones, que espero que te sean de utilidad. Tú has de elegir la que mejor se adapte a ti y a tu forma de trabajar.

La industria de gestión del tiempo para ser más eficientes te ofrece:

  • Gestores de listas de tareas:
    • Remember the milk: la propia página la define como “La aplicación inteligente de lista de tareas para gente ocupada”.
    • Teuxdeux: planificación y organización de tareas. Una manera sencilla de hacer seguimiento de las pequeñas cosas.
    • Omnifocus: Gestor de tareas para Apple.
  • Tomar notas:
    • Simple Sticky Notes: con distintos formatos y colores, puedes adaptarlas a tu gusto.
    • Evernote: para no solo anotar las ideas, sino para encontrarlas fácilmente después.
  • Recursos para almacenar y compartir archivos:
    • Dropbox: espacio de trabajo inteligente ideal para trabajos en equipos.
    • Google Drive: trabaja, guarda, comparte y colabora desde cualquier dispositivo.
  • Aplicaciones para guardar y curar contenidos (traducido del inglés Content Curator, la figura del selector de información):
    • Pocket: administra listas de lectura desde internet y léelas cuando tengas tiempo y sin necesidad de internet.
    • Onetab: extensión de Chrome y disponible en Firefox para organizar en una lista, todas las pestañas abiertas en un navegador.
    • Scoop it: selecciona y clasifica los contenidos. Te recomienda contenidos a partir de palabras clave.
    • Feedly: lee y filtra lo que te interese sin necesidad de descargar la información.
  • Organización de reuniones y trabajo en equipo:
    • Doodle: usa Doodle para encontrar la mejor fecha para realizar cualquier evento. Sugiere varias fechas e invita a los participantes a que escojan sus preferencias.
    • Basecamp: herramienta colaborativa para equipos, que organiza proyectos de forma sencilla y eficaz.
    • Trello: Gestiona proyectos, organiza tareas y fomenta un trabajo conjunto y colaborativo, creando tableros, listas y tarjetas.
    • Zoom: aplicación de las favoritas para realizar videollamadas.
    • Meet: haz videollamadas gratuitas hasta 100 participantes con esta herramienta de Google.
    • Microsoft Teams: Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina chat persistente en el lugar de trabajo, reuniones de video, almacenamiento de archivos (incluida la colaboración en archivos) e integración de aplicaciones.
    • Free Conference: Por 10€ al mes obtén conferencias personalizadas.

Hay una interesante expresión utilizada por Ben Elijah en su libro El libro de los hábitos productivos: 8 hábitos para gestionar mejor tu tiempo y ser más eficientes que nos ilustra la dificultad del proceso de recibir información, sacarla de nuestro cerebro, intentar implementar un proceso y convertirlo en un hábito, este autor lo denomina “caerse del vagón”. Hay hábitos que seguramente estamos acostumbrados a realizar en nuestras vidas, la cuestión, quizá, tenga que ver más, con la consistencia de los mismos que con que sean nuevos.

No es nada fácil romper con tus hábitos y costumbres de toda la vida. Resulta más fácil no hacer nada, que tomar control de todo y asumir cambios para que tus hábitos se consoliden y se conviertan en una mejor gestión del tiempo para ser más eficientes y eficaces, o sea y en definitiva, más productivos.

En el proceso de cambio, tienes que ser consciente de que te va a suponer esfuerzo y sacrificio. Has de hacerlo de inmediato y, sin embargo, como en las buenas inversiones, sólo rendirá sus beneficios más adelante. Puede llegar el momento en que se forme en ti un cierto desánimo que te haga sentir que quieres abandonar, o, incluso llegues a hacerlo. Tal como indica el autor mencionado, eso es, “caerse del vagón”. Sin embargo, te permitirá comparar lo que hacías con lo aprendido y, con ello, entender la mejora tan grande que supone el nuevo proceso. Entender esto, te ayudará a “subirte de nuevo al vagón” y será mucho más fácil y gratificante, reanudar y consolidar el proceso.

Los hábitos creados deben consolidarse y convertirse en tu forma de vida, cosas que haces sin pensar y sin ningún esfuerzo. Te lavas los dientes, te levantas y te vistes, respiras o comes y no lo piensas, simplemente lo haces. Eso es lo que te hace más productivo y eficiente en tu vida personal y profesional.

En las empresas, la gestión del tiempo es fundamental

En la vida de las empresas, tal como sucede con las personas, la gestión del tiempo es fundamental.

Está en las manos de cada persona y cada prototipo de organización sacar el máximo partido de este bien para, como proclama el refrán, convertirlo en oro.

La gestión eficaz del tiempo tiene la capacidad de mejorar significativamente la productividad de las empresas y, por ende, la calidad de vida de los empleados.

Una gestión del tiempo para ser más eficientes, hace cierto el refrán de que, “menos es más”, pues te permite conseguir mejores resultados con menos tiempo y esfuerzo.

La carencia de una metodología adecuada de gestión del tiempo acaba siendo un lastre para la productividad de la empresa, y esto termina reflejándose en los balances de resultados y en el cuadro de mando.

Existe una clara correlación entre la correcta gestión del tiempo y la capacidad de tomar las mejores decisiones. La presión que uno sufre ante la necesidad de tomar decisiones sin una planificación adecuada del tiempo se traduce en un aumento de las probabilidades de llegar a conclusiones erróneas y precipitadas, pues la presión temporal no permite ver con perspectiva los otros campos y recabar la información necesaria para no perder opciones que aporten valor añadido a la decisión definitiva.

Mediante una gestión del tiempo adecuada y efectiva, se abre la posibilidad de eliminar o reducir la presión y, con calma, se pueden valorar mejor todas las opciones que existen para llegar a la decisión más acertada.

Llegados a este punto, quisiera mencionar las amplias posibilidades que ofrece macAzul para ayudar a empresas, autónomos y profesionales en la gestión de sus negocios, en el proceso de su transformación digital, tanto en lo que se refiere a la gestión de su tiempo como a la adaptación de los mismos a un nuevo entorno generado por la situación que actualmente vivimos. Con su visión de tu negocio, el estudio y análisis del mismo y de tu proyecto te pueden ofrecer un amplio abanico de posibilidades para mejorar y adecuarlo a los nuevos desafíos que se plantean.


Como conclusión, podemos decir que hay cuatro claves que afectan a tu eficiencia y productividad:

  • Organización: cómo almacenas y procesas las tareas que tienes que hacer en un día, una semana o un mes.
  • Información: de qué manera puedes acceder más rápido a la información que te interesa.
  • Automatización: si puedes hacer algo igual o mejor y en menos tiempo, tienes que probarlo siempre.
  • Distracciones: averigua en que pierdes tu tiempo y cómo puedes evitarlo para el futuro próximo.

Recuerda la frase de Michael Althsuler: “La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que es que tú eres el piloto”.

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